PRIVACYverklaring

Thuisverpleging via Ontzorg

(versie 09/08/2024)

Uw privacy is belangrijk voor ons.

Alle persoonsgegevens die wij van u ontvangen als zorgverlener, patiënt of als aanvrager van thuisverpleging, worden verwerkt in overeenstemming met de toepasselijke regelgeving inzake gegevensbescherming, in het bijzonder de Algemene Verordening Gegevensbescherming 2016/679 van 27 april 2016 (“GDPR”), evenals deze privacyverklaring.

Deze privacyverklaring bezorgt u meer informatie over welke persoonsgegevens we verwerken, waarom we ze verwerken, hoe we deze verkrijgen, hoe lang we deze bijhouden en met wie we ze delen. Daarnaast verkrijgt u ook meer informatie over hoe u uw rechten kan uitoefenen.

1. IDENTITEIT EN CONTACTGEGEVENS

De gezamenlijke verwerkingsverantwoordelijken voor uw persoonsgegevens zijn één of meerdere van de volgende juridische entiteiten:

Ontzorg BV

Blancefloerlaan 337, 2050 Antwerpen

Ondernemingsnummer: 0745.908.620

Ontzorg Shop BV

Blancefloerlaan 337, 2050 Antwerpen

Ondernemingsnummer: 0745.908.917

De thuisverpleegkundigen die u verzorgen, evenals de thuisverpleegpraktijken bij wie zij zijn aangesloten.

De verwerkingsverantwoordelijken worden hierna “wij”, “we”, of “ons” genoemd.

In het geval u vragen heeft over de verwerking van uw persoonsgegevens kan u steeds contact opnemen via e-mail: info@ontzorg.be of telefonisch: 03/344.22.44.

2. DOELEINDEN

Wanneer u een aanvraag voor thuisverpleging doet via Ontzorg.be of Ontzorg.app/aanvraag, verwerken wij uw persoonsgegevens voor één of meer van onderstaande doeleinden:

• Inschrijving en doorverwijzing van patiënten (door Ontzorg BV en Ontzorg Shop BV);
• Organiseren (inplannen) van de zorg voor patiënten (door Ontzorg BV, Ontzorg Shop BV, de thuisverpleegpraktijken en -verpleegkundigen)
• Behandeling en verzorging van patiënten (door Ontzorg BV, Ontzorg Shop BV, de thuisverpleegpraktijken en -verpleegkundigen);
• Organiseren van opleidingen voor en overleg tussen thuisverpleegkundigen (door Ontzorg BV, Ontzorg Shop BV, de thuisverpleegpraktijken en -verpleegkundigen);
• Facturatie van de behandeling van patiënten (door Ontzorg BV, Ontzorg Shop BV, de thuisverpleegpraktijken en -verpleegkundigen);
• Website (door Ontzorg BV en Ontzorg Shop BV); en
• Geschillenbeheer (door Ontzorg BV, Ontzorg Shop BV, de thuisverpleegpraktijken en -verpleegkundigen).

Hieronder kan u per doeleinde terugvinden welke persoonsgegevens we verwerken, waarom we ze verwerken, hoe we deze verkrijgen, hoe lang we deze bijhouden en met wie we ze delen.

3. INSCHRIJVING EN DOORVERWIJZING VAN PATIËNTEN

Voor de inschrijving en de doorverwijzing van patiënten die via het aanvraagformulier op Ontzorg.be een aanvraag voor thuisverpleging indienen, verwerken wij mogelijk de volgende gegevens van de patiënt: persoonlijke identificatiegegevens (naam, adres, telefoonnummer), persoonlijke kenmerken (geboortedatum), de naam van de huisarts, de naam en de contactgegevens van één of meerdere contactpersonen, informatie omtrent de gevraagde behandeling (begindatum, frequentie, soort behandeling), en enige andere informatie die aan ons wordt meegedeeld tijdens de aanvraag. Indien de aanvraag wordt ingediend ten behoeve van een patiënt, verwerken wij ook de persoonlijke identificatiegegevens van de aanvrager. Wij verkrijgen deze persoonsgegevens rechtstreeks van u als patiënt en/of onrechtstreeks via een derde partij-aanvrager (bijv. een familielid, ziekenhuizen, dokters).

De verwerking van deze persoonsgegevens laat ons toe om na te gaan of de patiënt kan worden opgevolgd door een eigen of aangesloten thuisverpleegpraktijk binnen de Ontzorg samenwerking dan wel moet worden doorverwezen naar een andere thuisverpleegpraktijk.

De rechtsgrond voor de verwerking van deze persoonsgegevens is gebaseerd op het sluiten van een overeenkomst met de patiënt o.b.v. de aanvraag voor thuisverpleging (art. 6.1 (b) GDPR). De verwerking van gevoelige persoonsgegevens is gebaseerd op het verstrekken van gezondheidszorg (art. 9.2 (h) GDPR).

Wij delen deze persoonsgegevens met de derde partijen met wie we samenwerken in het kader van inschrijving en doorverwijzing, waaronder onze eigen en aangesloten thuisverpleegpraktijken (en hun desbetreffende thuisverpleegkundigen). Indien wij u niet zelf kunnen behandelen, zullen wij uw dossier doorverwijzen naar een externe thuisverpleegpraktijk. Daarnaast delen wij deze persoonsgegevens met derde partijen met wie wij samenwerken voor de opslag en het beheer van uw gegevens (IT- en software providers).

4. ORGANISEREN (INPLANNEN) VAN DE ZORG VOOR PATIËNTEN

Voor het organiseren (inplannen) van de zorg voor patiënten, verwerken wij mogelijk de volgende gegevens van de patiënt: persoonlijke identificatiegegevens (naam, adres, telefoonnummer), de naam van de huisarts, de naam en de contactgegevens van één of meerdere contactpersonen, informatie omtrent de gevraagde behandeling (begindatum, frequentie, soort behandeling), en enige andere informatie die aan ons wordt meegedeeld tijdens de aanvraag. Wij verkrijgen deze persoonsgegevens rechtstreeks van u als patiënt en/of onrechtstreeks via een derde partij-aanvrager (bijv. een familielid, ziekenhuizen, dokters).

De verwerking van deze persoonsgegevens laat ons toe om de werkplanning van de thuisverpleegkundigen op te stellen. Hierbij houden we rekening met de locatie en het vereiste tijdstip van de zorgverlening aan de patiënten evenals de beschikbaarheid van de thuisverpleegkundigen.

De rechtsgrond voor de verwerking van deze persoonsgegevens is gebaseerd op het sluiten van een overeenkomst met de patiënt o.b.v. de aanvraag voor thuisverpleging (art. 6.1 (b) GDPR). De verwerking van gevoelige persoonsgegevens is gebaseerd op het verstrekken van gezondheidszorg (art. 9.2 (h) GDPR).

Wij delen deze persoonsgegevens met derde partijen met wie wij samenwerken voor de opslag en het beheer van uw gegevens (IT- en software providers).

‍

5. BEHANDELING EN VERZORGING VAN PATIËNTEN

Voor de behandeling en de verzorging van onze patiënten, verwerken wij mogelijk volgende gegevens van de patiënt: persoonlijke identificatiegegevens (naam, adres, telefoonnummer), persoonlijke kenmerken (geboortedatum, geslacht), de naam van de huisarts, de naam en de contactgegevens van één of meerdere contactpersonen, informatie omtrent de gevraagde behandeling (begindatum, frequentie, soort behandeling), uw leefgewoonten, psychische gegevens, samenstelling van uw gezin, vrijetijdsbesteding en interesses, woningkenmerken, gegevens over uw gezondheid, filosofische of religieuze overtuigingen, beeldopnamen (bijv. van wonden en behandelingen), evenals enige andere informatie die wordt meegedeeld in het kader van de verzorging door een thuisverpleegkundige. Wij verkrijgen deze persoonsgegevens rechtstreeks van u als patiënt en/of onrechtstreeks via een derde partij-aanvrager (bijv. een familielid, ziekenhuizen, dokters).

De verwerking van deze persoonsgegevens laat ons toe om de patiënten te behandelen en te verzorgen. Ook laat de verwerking van deze persoonsgegevens ons toe om zorgplannen op te stellen, die zichtbaar zijn voor alle thuisverpleegkundigen die deze patiënt behandelen. Zorgplannen worden door de thuisverpleegkundigen up to date gehouden, en relevante informatie en documenten (voorschriften, wondzorg (beelden), etc.) worden toegevoegd, zodat ook andere thuisverpleegkundigen op de hoogte blijven.

De rechtsgrond voor de verwerking van deze persoonsgegevens is gebaseerd op het sluiten van een overeenkomst met de patiënt o.b.v. de aanvraag voor thuisverpleging (art. 6.1 (b) GDPR). De verwerking van gevoelige persoonsgegevens is gebaseerd op het verstrekken van gezondheidszorg (art. 9.2 (h) GDPR).

Wij delen deze persoonsgegevens met derde partijen met wie wij samenwerken voor de opslag en het beheer van uw gegevens (IT- en software providers). Uw gegevens worden alleen met andere thuisverpleegkundigen gedeeld indien u hiervoor toestemming heeft gegeven. Mogelijk delen wij ook gegevens in geanonimiseerde vorm voor wetenschappelijk onderzoek.

6. ORGANISEREN VAN OPLEIDINGEN VOOR EN OVERLEG TUSSEN THUISVERPLEEGKUNDIGEN

Voor het organiseren van interne opleidingen voor en het overleg tussen thuisverpleegkundigen, verwerken wij mogelijk volgende gegevens van de patiënt: persoonlijke identificatiegegevens (naam), informatie omtrent de gevraagde behandeling (begindatum, frequentie, soort behandeling), leefgewoonten, psychische gegevens, samenstelling van het gezin, vrijetijdsbesteding en interesses, woningkenmerken, gegevens over de gezondheid, filosofische of religieuze overtuigingen, beeldopnamen (bijv. van wonden en behandelingen), evenals enige andere informatie die wordt meegedeeld in het kader van de verzorging door een thuisverpleegkundige. Wij verkrijgen deze persoonsgegevens rechtstreeks van u als patiënt en/of onrechtstreeks via een derde partij-aanvrager (bijv. een familielid, ziekenhuizen, dokters). Voor het organiseren van opleidingen wordt enkel gebruik gemaakt van geanonimiseerde gegevens.

De verwerking van deze persoonsgegevens laat ons toe om interne opleidingen voor en overlegmomenten tussen de thuisverpleegkundigen te organiseren. De opleidings- en overleguren worden door het Riziv gecontroleerd.

De rechtsgrond voor de verwerking van deze persoonsgegevens is gebaseerd op het sluiten van een overeenkomst met de patiënt o.b.v. de aanvraag voor thuisverpleging (art. 6.1 (b) GDPR), alsmede op ons gerechtvaardigd belang, dat voortvloeit uit het Koninklijk Besluit van 16 april 2002 betreffende de vaststelling van de forfaitaire tegemoetkoming voor thuisverpleging (art. 6.1(f) GDPR). De verwerking van gevoelige persoonsgegevens is gebaseerd op het verstrekken van gezondheidszorg (art. 9.2 (h) GDPR).

Wij delen deze persoonsgegevens met derde partijen met wie wij samenwerken voor de opslag en het beheer van uw gegevens (IT- en software providers).

‍

7. FACTURATIE VAN DE BEHANDELING VAN PATIËNTEN

Voor de facturatie van de behandeling en de verzorging van onze patiënten, verwerken wij mogelijk volgende gegevens van de patiënt: persoonlijke identificatiegegevens (naam, adres, telefoonnummer, persoonlijke kenmerken (geboortedatum, geslacht), financiële gegevens (aansluiting bij mutualiteiten), rijksregisternummer, informatie omtrent de gevraagde behandeling (begindatum, frequentie, soort behandeling), gegevens over uw gezondheid, beeldopnamen (bijv. van wonden en behandelingen) en voorschriften. Wij verkrijgen deze persoonsgegevens rechtstreeks van u als patiënt en/of onrechtstreeks via een derde partij-aanvrager (bijv. een familielid, ziekenhuizen, dokters).

De verwerking van deze persoonsgegevens laat ons toe om de juiste nomenclatuur gelinkt aan de zorgverlening van een specifieke patiënt over te maken aan de mutualiteiten. Dit gebeurt in het kader van de derdebetalersregeling, waarbij de mutualiteiten Ontzorg BV rechtstreeks vergoeden, die op zijn beurt de thuisverpleegkundigen uitbetaalt. Daarnaast laat de verwerking van deze persoonsgegevens ons ook toe om de overige facturatie naar andere spelers (zoals bijv. medische huizen of laboratoria) te organiseren.

De rechtsgrond voor de verwerking van deze persoonsgegevens is gebaseerd op het sluiten van een overeenkomst met de patiënt o.b.v. de aanvraag voor thuisverpleging via dergelijke derdebetalersregeling (art. 6.1 (b) GDPR). De verwerking van gevoelige persoonsgegevens is gebaseerd op het verstrekken van gezondheidszorg (art. 9.2 (h) GDPR). Daarenboven is de verwerking in het kader van de interne boekhouding gebaseerd op een wettelijke verplichting (art. 6.1 (c) GDPR), zoals bepaald in het Wetboek van Economisch Recht (art. I.1 WER, art. III.82 WER, art. III.89 WER en art. III.90 WER), het Wetboek van Vennootschappen en Verenigingen (art. 3:1 WVV), het Koninklijk besluit tot uitvoering van deze wet en het Wetboek van Inkomstenbelastingen (art. 314 en 320 WIB) en - voor zover de verwerking verdergaat dan strikt noodzakelijk voor de naleving van deze wettelijke verplichtingen - ons gerechtvaardigd belang om onze boekhouding te voeren (art. 6.1 (f) GDPR).

Wij delen deze persoonsgegevens met derde partijen met wie wij samenwerken voor de opslag en het beheer van uw gegevens (IT- en software providers), evenals met de respectievelijke mutualiteiten en het Riziv in het kader van de derdebetalersregeling (via de Soft N applicatie en MyCareNet, het centraal dienstenplatform van het Riziv dat toelaat om informatie uit te wisselen met mutualiteiten).

8. WEBSITE

Wanneer u onze websites ontzorg.be of ontzorg.app/aanvraag bezoekt, verwerken we uw elektronische identificatiegegevens (IP-adres en cookies). Met deze gegevens kunnen wij uw surfervaring op onze website verbeteren, de website beter afstemmen op uw voorkeuren en onze website beveiligen tegen spam.

De rechtsgrondslag voor het plaatsen van essentiële en functionele cookies is ons gerechtvaardigd belang om een goed functionerende en gebruiksvriendelijke website aan te bieden (art.  6.1 (f) GDPR). Analytische, reclame- en sociale media cookies worden alleen geplaatst als u daarvoor uw toestemming heeft gegeven (voor meer informatie, zie onze Cookieverklaring).

Wij verkrijgen deze persoonsgegevens rechtstreeks van u.

De vervaldatum verschilt per cookie en u kunt uw cookievoorkeuren te allen tijde wijzigen (voor meer informatie, zie onze Cookieverklaring).

Wij delen deze persoonsgegevens alleen met IT- en softwareleveranciers waarmee wij samenwerken voor onze website. De aanbieders van cookies van derden kunnen ook toegang hebben tot uw persoonsgegevens.

9. GESCHILLENBEHEER

Met het oog op het beheer van eventuele geschillen, verwerken wij mogelijk uw persoonlijke identificatiegegevens (naam, (bedrijf)adres, e-mailadres, telefoonnummer) en enige andere informatie die relevant is voor het beheer van een (mogelijk) geschil. We verkrijgen deze persoonsgegevens rechtstreeks van u en/of onrechtstreeks via derde partijen.

De verwerking van deze persoonsgegevens laat ons toe om onze juridische belangen te verdedigen in alle vormen van geschillenbeslechting.

De rechtsgrond voor de verwerking van deze persoonsgegevens is ons gerechtvaardigd belang om onze (contractuele en buitencontractuele, wettelijke en andere) rechten te vrijwaren (art. 6.1 (f) GDPR). De verwerking van gevoelige persoonsgegevens is in dat geval gebaseerd op de noodzakelijkheid voor de instelling, uitoefening of onderbouwing van een rechtsvordering (art. 9.2 (f) GDPR).

Wij delen deze persoonsgegevens alleen met derde partijen met wie wij samenwerken in het kader van ons geschillenbeheer, waaronder overheidsinstanties, het gerecht en politiediensten, banken en verzekeringsmaatschappijen, onze advocatenkantoren, en fiscale adviseurs. Daarnaast delen wij deze persoonsgegevens met derde partijen met wie wij samenwerken voor de opslag en het beheer van uw gegevens (IT- en software providers).

10. BEWAARTERMIJNEN

Voor doeleinden van de inschrijving van patiënten, de organisatie (plannen) van de zorg, de behandeling / verzorging van patiënten, en het organiseren van opleidingen voor en overleg tussen thuisverpleegkundigen, houden wij uw persoonsgegevens bij voor een periode van minimum 30 jaar, en maximum 50 jaar (in overeenstemming met Art. 35 Kwaliteitswet).

Voor doeleinden van facturatie houden wij uw persoonsgegevens bij tot maximum 10 jaar na afsluiting van het respectievelijke financiële boekjaar (plus een verificatieperiode van 1 jaar).

Voor doeleinden van ons geschillenbeheer houden wij uw persoonsgegevens bij tot 5 jaar na het verstrijken van de laatste termijn tot hogere voorziening (langer indien noodzakelijk, bijv. om te voldoen aan wettelijke verplichtingen) (plus een verificatieperiode van 1 jaar).

11. BEVEILIGING

We hebben passende technische en organisatorische maatregelen geïmplementeerd om de vertrouwelijkheid van uw persoonsgegevens te waarborgen en uw gegevens te beschermen tegen onopzettelijke of onwettige vernietiging, verlies, wijziging, ongeautoriseerde openbaarmaking of toegang.

Wij hebben de nodige contractuele afspraken gemaakt met de derde partijen met wie wij samenwerken en geven uw persoonsgegevens niet door buiten de Europese Economische Ruimte zonder de garantie dat uw gegevens daar ook een evenwaardig beschermingsniveau genieten.

12. RECHTEN

U kan ons altijd contacteren voor de uitoefening van de volgende rechten:

• een verzoek om toegang tot of rectificatie van uw persoonsgegevens;
• een verzoek om uw toestemming in te trekken;
• een verzoek om wissing van uw persoonsgegevens;
• een verzoek om beperking van de verwerking van uw persoonsgegevens;
• een bezwaar tegen de verwerking van uw gegevens;
• een verzoek tot overdracht van uw gegevens aan een andere dienstverlener;
• een klacht als u van mening bent dat we niet handelen in overeenstemming met de toepasselijke wetgeving inzake gegevensbescherming. U kan ook een klacht indienen bij de Belgische Gegevensbeschermingsautoriteit.

‍

U kan ons hiervoor steeds contacteren:

• via post: naar het bovenstaande adres, met vermelding “Privacy”
• via e-mail: info@ontzorg.be

‍

Wanneer u één van de verzoeken hierboven tot ons richt, zijn we verplicht om uw identiteit te verifiëren. Dit is bedoeld om te voorkomen dat uw gegevens door andere personen opgevraagd of gewijzigd kunnen worden. Daarom kunnen wij u om een kopie van de voorkant van uw identiteitskaart vragen.

Wij respecteren alle rechten met betrekking tot uw persoonsgegevens waarop u volgens de toepasselijke wetgeving recht hebt.

Voor die doeleinden waarvoor de rechtsgrond voor de verwerking van persoonsgegevens een gerechtvaardigd belang is, kan u ons steeds meer informatie vragen over de belangenafweging die wij in dat kader hebben uitgevoerd (voor meer informatie, zie DOELEINDEN). U kan te allen tijde uw recht van bezwaar uitoefenen tegen de verwerking van uw persoonsgegevens, met vermelding van de redenen die op uw specifieke situatie betrekking hebben. Wij zullen de verwerking van uw persoonsgegevens staken, tenzij wij van oordeel zijn dat er dwingende gerechtvaardigde gronden zijn die zwaarder wegen dan de belangen, rechten en vrijheden die u aanvoert.

Om uw verzoeken correct te kunnen opvolgen en te beantwoorden, verwerken wij uw persoonsgegevens op basis van onze wettelijke verplichtingen die voortvloeien uit hoofdstuk III juncto artikel 5.2 AVG (art. 6.1 (c) AVG). We houden uw persoonsgegevens bij tot 5 jaar na het beantwoorden van het verzoek (plus een verificatieperiode van 1 jaar).

13. UPDATES

Deze privacyverklaring kan van tijd tot tijd worden gewijzigd, binnen de beperkingen van de toepasselijke regelgeving inzake gegevensbescherming. Via onze website heeft u steeds toegang tot de meest actuele versie.

‍